• Содержание
  • Зачем автоматизировать S&OP и запасы
  • Что даёт бизнесу: цифры и эффекты
  • Как это работает: 6 блоков процесса
  • Данные, роли и правила
  • KPI и как их считать
  • Пилот за 8 недель: план внедрения
  • Типичные ошибки и как их избежать
  • Кейсы: дистрибьютор и производитель
  • Как выбрать решение
  • Чек‑лист готовности
  • Итоги

Зачем автоматизировать S&OP и запасы

Деньги любят скорость. Запасы — это деньги, которые стоят на складе, а клиенты уходят из‑за отсутствия нужной позиции. Планирование спроса и запасов (часто говорят S&OP — совместное планирование продаж и операций) позволяет заранее согласовать спрос, возможности поставки/производства и деньги. Автоматизация делает этот процесс регулярным, прозрачным и быстрым — без сводных файлов, ручных правок и вечных споров «кто прав».

Ключевая задача — баланс: держать высокий уровень сервиса по ключевым товарам и не замораживать лишний оборотный капитал. Без системы это заканчивается хаосом: «завозим всё», акции «на авось», авральные закупки и штрафы за срывы отгрузок.

Что даёт бизнесу: цифры и эффекты

• −15–30% излишков запасов за 3–6 месяцев за счёт сегментации ассортимента и правил пополнения.
• +2–5 п.п. к уровню сервиса по ключевым позициям (наличие в момент заказа) — «ноль дефицита» на приоритетных SKU.
• +15–35% к оборачиваемости склада и высвобождение оборотного капитала.
• −20–40% срочных поставок и связанных с ними затрат.
• Прозрачность: видимость «узких мест» по складам, поставщикам и неделям вперёд.
• Единый план «сверху вниз» и «снизу вверх»: продажи, операции и финансы говорят на одном языке.

Как это работает: 6 блоков процесса

1) Сбор и очистка данных

Нужны фактические продажи по неделям, остатки и ожидаемые поставки, акции/промо, сезонность, сроки поставок и минимальные партии, возвраты, цены. Данные приводятся к единому справочнику товаров и клиентов, чтобы исключить дубли.

Результат: «чистая» история спроса, актуальные остатки и параметры пополнения.

2) Прогноз спроса: статистика + эксперт

• Базовый прогноз считает статистика: тренд, сезонность, всплески.
• Экспертные корректировки добавляют знания бизнеса: промо, вывод/ввод SKU, активности конкурентов.
• Сценарии «что‑если»: оптимистичный, базовый, осторожный. Полезно для промо и новых каналов.

Результат: согласованный прогноз по неделям/месяцам на горизонте 3–12 месяцев.

3) Политики запасов и приоритизация

• Классификация ABC/XYZ: какие позиции дают оборот/маржу и насколько стабилен спрос.
• Целевые уровни сервиса по классам (например, A — 98%, B — 95%, C — 90%).
• Расчёт страхового запаса с учётом вариативности спроса и срока поставки.
• Ограничения: минимальные партии, кратности, вместимость склада.

Результат: для каждой позиции — понятное правило пополнения и целевой запас.

4) План снабжения/производства

• Сопоставляем прогноз спроса с мощностями и графиком поставщиков.
• Формируем заказы поставщикам/в производство с учётом сроков и партий.
• Перераспределяем между складами/региональными центрами, если это дешевле и быстрее, чем закупка.

Результат: посменный/недельный план производства и закупок, видимость дефицитов заранее.

5) Финансовая сверка

• Считаем влияние на оборотный капитал, денежный поток и маржу.
• Проверяем, укладываемся ли в бюджет закупок и ограничение по деньгам.

Результат: план, который реально финансируется.

6) Совещание S&OP и цикл управления

• Ежемесячный цикл: подготовка данных → функциональные согласования → совещание руководителей → утверждение плана.
• План фиксируется и исполняется до следующего цикла, корректировки — по правилам исключений.

Результат: единая версия правды и предсказуемость для всей компании.

Данные, роли и правила

• Роли:
  • Владелец процесса (обычно операционный директор): отвечает за цикл и дисциплину.
  • Планировщик спроса: готовит прогноз и сценарии.
  • Планировщик запасов/снабжение: считает пополнение и заказы.
  • Продажи и маркетинг: дают ввода по рынку и промо.
  • Финансы: проверяют влияние на деньги.
• Правила:
  • Сроки цикла: ежемесячно, с недельной детализацией.
  • Порог исключений: например, отклонение прогноза >20% или дефицит по группе A — выносится на согласование.
  • Единые справочники: товар, клиент, склад, единицы измерения.

KPI и как их считать

• Уровень сервиса (доля заказов, отгруженных полностью и вовремя):
  • Формула: отгружено вовремя и полностью / всего заказано, в процентах.
  • Норма: по A‑позициям 97–99%.
• Точность прогноза (средняя абсолютная ошибка, в процентах):
  • Формула по группе: сумма |продажи − прогноз| / сумма продаж × 100%.
  • Смотрите отдельно по A/B/C и по каналам.
• Оборачиваемость запасов:
  • Себестоимость продаж за период / средний запас за период.
  • Альтернатива: дни запасов = 365 / оборачиваемость.
• Доля излишков:
  • Запас сверх целевого уровня / общий запас.
• Доля дефицитов по ключевым SKU:
  • Часы/дни вне наличия по A‑позициям / календарное время периода.
• Срочные поставки:
  • Количество и стоимость срочных заказов / все заказы.

KPI лучше видеть в одном дашборде: сервис и дефициты по A‑позициям, точность прогноза по группам, оборачиваемость, излишки, срочные поставки, «тепловая карта» по складам и неделям.

Пилот за 8 недель: план внедрения

Неделя 1–2: Быстрый аудит

• Перечень данных: продажи, остатки, сроки поставок, промо, параметры заказов.
• Выбор 2–3 продуктовых групп и 1–2 складов/регионов для пилота (20–30% оборота).
• Согласование целевых KPI пилота.

Неделя 3–4: Настройка и базовый прогноз

• Очистка данных и базовая сегментация ABC/XYZ.
• Построение начального прогноза и первичных правил пополнения.
• Первый «снимок» KPI: текущий сервис, излишки, оборачиваемость.

Неделя 5–6: Политики запасов и заказы

• Расчёт страховых запасов по классам и срокам поставки.
• Формирование предложений к заказу и сценариев «что‑если» (например, сокращение партий на 10%, перенос поставки на неделю).
• Финансовая сверка (влияние на оборотный капитал).

Неделя 7: S&OP‑совещание

• Обсуждение отклонений и узких мест: поставщики, мощности, логистика.
• Утверждение плана на 4–8 недель вперёд.

Неделя 8: Подведение итогов пилота

• Сравнение KPI «до/после» и дорожная карта масштабирования.
• Решение: расширение на новые группы и склады.

Ожидаемые результаты пилота: −10–15% излишков, +1–2 п.п. к сервису по A‑позициям, снижение срочных поставок на 20% в зоне пилота.

Типичные ошибки и как их избежать

• Сводные файлы вместо системы. Ошибка: каждый вносит правки в свою копию. Решение: единая витрина данных и роли с правами, журнал изменений.
• «Лечим симптомы» вместо процесса. Ошибка: навели красоту в отчётах, но нет цикла S&OP. Решение: закрепить календарь и ответственность.
• Один прогноз «на всю страну». Ошибка: игнорируются регионы и каналы. Решение: строить прогноз там, где спрос отличается, и агрегировать.
• Нереалистичные уровни сервиса. Ошибка: требовать 99% для всего ассортимента. Решение: целевые уровни по классам; деньги считать заранее.
• Нет учёта промо. Ошибка: базовый прогноз «срезает» пики промо, потом дефицит. Решение: отдельный контур промо‑прогнозирования и контроль остатков до/после.
• Игнорирование сроков поставки и ограничений. Ошибка: рассчитать идеальные запасы без реального lead time. Решение: хранить фактические сроки и вариативность, считать запас под них.

Кейсы: дистрибьютор и производитель

Кейс 1. Дистрибьютор товаров для дома, 12 тыс. SKU, 5 РЦ

• Проблема: низкая оборачиваемость (5,6), излишки на 180 млн и дефицит по A‑позициям.
• Решение: сегментация ABC/XYZ, политики сервиса, пересмотр партий, недельный цикл прогнозов.
• Результат за 4 месяца: излишки −28%, оборачиваемость +22% (до 6,8), сервис по A‑позициям 96% → 98,7%, срочные поставки −37%.

Кейс 2. Производитель мебели, сезонный спрос, длинный цикл

• Проблема: сезонные провалы и перегрев склада к «высокому сезону»; дефицит фурнитуры.
• Решение: сценарии «что‑если» для трёх уровней спроса, перенос части производства, страховой запас по критичной фурнитуре, межскладские переброски.
• Результат за 6 месяцев: дни запасов −21%, сервис по топ‑линейке 99%, штрафы ритейла за недопоставки почти обнулились.

Как выбрать решение

• Процесс «из коробки»: есть ли готовые роли, циклы, дашборды для S&OP.
• Мастер‑данные: поддержка иерархий товаров/клиентов, единиц измерения, замены и аналоги.
• Прогнозирование: статистика + ручные корректировки, хранение версий, сценарии.
• Политики запасов: уровни сервиса по классам, страховой запас, поддержка минимальных партий и сроков поставки.
• Видимость цепочки: остатки, в пути, резерв, межскладские перемещения.
• Исключения: автоматические алерты по дефициту/излишкам и пороги срабатывания.
• Интеграции простыми словами: выгрузка/загрузка данных из учётной системы по расписанию, без «ручных танцев».
• Дашборды: KPI на одном экране, детализация до SKU и недели.
• Масштабируемость: чтобы без боли перейти с пилота на всю компанию.

Чеклист готовности

• Данные продаж по неделям за 18–24 месяца, хотя бы по основным каналам.
• Актуальные остатки и правила пополнения (минимальные партии, сроки поставок).
• Справочники: единые коды SKU, склады, клиенты.
• Ответственные: владелец процесса, планировщики, представитель финансов.
• Календарь цикла S&OP и список порогов исключений.
• Цели в цифрах: какой сервис по A‑позициям, сколько денег хотим высвободить.

Итоги

Автоматизация S&OP — это не про «умный отчёт», а про управляемость всего контура спроса и поставки. Она даёт быстрые, измеримые эффекты: меньше излишков, выше сервис, предсказуемые деньги. Начните с пилота на ключевых группах, закрепите цикл и правила, измеряйте KPI — и масштабируйте. В выигрыше остаются и клиенты (получают своё вовремя), и финансы (деньги работают, а не лежат на складе).