Оглавление

• Почему закупки буксуют и где теряются деньги
• Что такое автоматизация закупок простыми словами
• Быстрые выгоды: результат за первые 90 дней
• Целевой процесс «от заявки до оплаты»
  • Каталоги, лимиты и преднастроенные маршруты
  • Одобрения по правилам, а не по настроению
  • Конкурентные процедуры и прозрачное сравнение предложений
  • Условия, приемка и исполнение договорённостей
  • Сверка счетов и оплата без ручных «пожаров»
• Политика закупок без бюрократии: простые правила
• Данные и справочники: что обязательно привести в порядок
• Метрики и дашборды: как мерить экономию и дисциплину
• Риски и грабли, о которые чаще всего спотыкаются
• Пилот за 6–8 недель: план запуска
• Калькулятор окупаемости на салфетке

Почему закупки буксуют и где теряются деньги

Сигналы, которые видно почти в любой компании:

• «Несанкционированные» покупки: сотрудник напрямую заказал у знакомого поставщика, потому что «так быстрее». Итог — дороже, чем по рамочному договору, и без гарантий.
• Долгие согласования. Заявка «гуляет» между руководителями, финансами и службой безопасности по две недели.
• Три разных версии цены на один и тот же товар в разных подразделениях.
• Счёт пришёл без заказа, товар приняли «на словах», а бухгалтерия теперь ищет ответственного.
• Нет прозрачности — руководитель не может за 5 минут ответить: «Сколько и у кого закупаем по ключевым категориям, и какая экономия за квартал?»

Это не про плохих людей. Это про отсутствие маршрута и правил. Там, где правила держатся в головах, процесс держится на энтузиазме. Стоит людям уйти в отпуск — всё встаёт. Автоматизация решает именно это: превращает разрозненные шаги в прозрачную и быструю цепочку с измеримой экономией.

Что такое автоматизация закупок простыми словами

• P2P (procure-to-pay) — путь «от заявки до оплаты»: как сотрудник запросил покупку, кто утвердил, как оформили заказ, как приняли товар/услугу, как оплатили счёт.
• S2P (source-to-pay) — шире: включает выбор и оценку поставщиков, тендеры, аукционы, условия договоров и управление рисками.

Автоматизация — это когда все эти шаги живут в одной логике: роли, права, шаблоны, лимиты, контроль бюджета, сравнение цен, фиксация обязательств и сверка первички. Не «ещё один портал», а способ ускорить и сделать результат предсказуемым.

Быстрые выгоды: результат за первые 90 дней

• Сокращение «несанкционированных» покупок на 50–80% благодаря каталогам и обязательной заявке.
• Экономия 3–7% на цене по быстрым конкурсам и аукционам даже в простых категориях: расходники, упаковка, ИТ-подписки, логистика.
• Время согласования заявки — в часы, а не дни: преднастроенные маршруты и лимиты доступа.
• До 60% меньше ошибок в первичке за счёт трёхсторонней сверки: заказ — приёмка — счёт.
• Прозрачность план-факт по бюджетам: руководитель видит, что утверждает, и в рамках какого лимита.

Целевой процесс «от заявки до оплаты»

Ниже — модель, которую можно «снять» в любой ERP или специализированной системе, но важно именно содержание, а не бренд инструмента.

Каталоги, лимиты и преднастроенные маршруты

• Каталоги с фиксированными ценами и условиями для типовых трат: канцелярия, расходники, лицензии, услуги печати, перевозки. Сотрудник не пишет «произвольное» описание, а выбирает из каталога.
• Для нерегламентных позицию описываем по шаблону: требования, объём, срок, критерии выбора. Это исключает «плавающие» спецификации, из-за которых поставщик потом дописывает работы.
• Лимиты по ролям и бюджетам: до определённой суммы — автоутверждение; выше — руководитель; ещё выше — директор функции. Если в бюджете нет денег — система не даёт оформить заказ без объяснения.

Одобрения по правилам, а не по настроению

• Правила запускаются по сумме, категории, бюджету, рискам поставщика.
• Рост стоимости в ходе согласования (например, изменение объёма) автоматически возвращает заявку на пересмотр.
• Замещения на отпуск/командировку: чтобы процессы не вставали.

Конкурентные процедуры и прозрачное сравнение предложений

• Минимум: запрос цен у 3–5 поставщиков с шаблонной матрицей сравнения (цена, срок, гарантия, условия оплаты, логистика, сервис).
• Для категорий с активной конкуренцией — электронные аукционы. Даже формат «обратного» аукциона на 20–30 минут даёт минус 2–5% к цене.
• История всех предложений хранится. Нет «человеческого фактора» при переносе в Excel.

Условия, приемка и исполнение договорённостей

• В заказе фиксируются ключевые условия: цена, валюта, срок поставки, штрафы за срыв, условия оплаты, аудит качества.
• Приёмка товара/услуги — по факту и по объёму: кто принял, когда, что именно. Для услуг — акт с чек-листом результатов.
• SLA по поставщикам: срок ответа, процент брака, соблюдение графика. Нарушения видны сразу, а не в конце квартала.

Сверка счетов и оплата без ручных «пожаров»

• Трёхсторонняя проверка: счёт должен совпадать с заказом и приёмкой. Несовпадение — автоматический стоп и уведомление ответственного.
• Если условия «оплата по факту» — счёт без приёмки не проходит.
• Прогноз платежей — на неделю и месяц вперёд. Казначейство видит, какие платежи «в трубе», и планирует ДДС.

Политика закупок без бюрократии: простые правила

• Порог для обязательной конкуренции. Например: до 100 тыс. руб. — каталог или 1 поставщик; 100–500 тыс. — минимум 3 предложения; выше — полноценный тендер.
• Категоризация. Сырьё, услуги, ИТ, маркетинг, ремонт, логистика, МТО. Для каждой категории — свои правила и типовые шаблоны.
• «Белый список» поставщиков по критическим категориям и «песочница» для новых.
• Чёткие сроки SLA для согласования. Например: руководитель — 8 часов, финансы — 24 часа. Нарушение — эскалация наверх.

Данные и справочники: что обязательно привести в порядок

• Поставщики: единый список, ИНН, банковские реквизиты, контакты, статус проверки, рисковый профиль (налоги, санкции, судебные дела, задолженности — по доступным источникам).
• Номенклатура: единые названия, единицы измерения, упаковки, связка с бюджетными статьями.
• Бюджеты: по ЦФО и статьям, доступные лимиты, ответственное лицо.
• История цен: чтобы видеть динамику и вовремя перезаказывать.

Не нужно делать «идеальный» справочник заранее. Важно — минимально достаточный порядок, а остальное допиливается по мере пилота.

Метрики и дашборды: как мерить экономию и дисциплину

• Доля заявок, прошедших по каталогу, %.
• Доля «несанкционированных» закупок (без заявки/заказа), % и сумма.
• Время от заявки до заказа и до оплаты, медиана и 90-й перцентиль.
• Экономия по конкурентным процедурам: базовая цена vs. выигранная.
• Концентрация по поставщикам: доля ТОП‑10 от общей суммы.
• SLA поставщиков: соблюдение сроков, процент брака, возвраты.
• Несоответствия при трёхсторонней сверке: количество и сумма.

Собирайте метрики с первого дня пилота — это ваша «валюта доверия» для расширения проекта.

Риски и грабли, о которые чаще всего спотыкаются

• Слишком жёсткие правила для мелких покупок. Люди начнут обходить систему. Решение: разумные пороги и каталоги.
• «Сначала внедрим идеальные справочники, потом систему». Так проект можно отложить на год. Решение: вводите данные постепенно, начиная с приоритетных категорий.
• Игнорирование обучения. Если пользователям непонятно «зачем», процесс вернётся в мессенджеры и почту. Решение: короткие инструкции на одну страницу и живые демо.
• Отсутствие спонсора от бизнеса. Без поддержки руководства согласования опять затянутся. Решение: закреплённый владелец процесса и регулярные обзоры метрик.

Пилот за 6–8 недель: план запуска

Неделя 1–2. Диагностика и дизайн.

• Выбрать 2–3 категории с быстрым эффектом (например: расходники, перевозки, ИТ-услуги). Суммарно — хотя бы 10–15% годового объёма закупок.
• Нарисовать текущий маршрут и точки потерь: где теряется время, где «обходят» процесс.
• Утвердить правила: пороги конкуренции, матрица согласований, допуски по бюджету.

Неделя 3–4. Настройка и данные.

• Завести поставщиков и номенклатуру для выбранных категорий, собрать историю цен за 3–6 месяцев.
• Сформировать каталоги и шаблоны заявок.
• Настроить маршруты согласований и роли.

Неделя 5–6. Обучение и запуск.

• Провести короткие сессии по 30–45 минут для пользователей: заявка, заказ, приёмка, счёт.
• Запустить живые конкурсы и аукционы по нескольким позициям.
• Включить дашборды: время цикла, доля каталога, экономия.

Неделя 7–8. Коррекция и масштабирование.

• Разобрать 5–7 «плохих» кейсов: где застряли, почему, как исправить.
• Подтвердить экономию цифрами, согласовать следующий пул категорий.

Калькулятор окупаемости на салфетке

Входные данные:

• Годовой объём закупок по пилоту: 500 млн руб.
• Ожидаемая экономия на цене за счёт конкуренции и каталогов: 5% (консервативно).
• Снижение «несанкционированных» закупок: с 20% до 5% (экономия на утечках 15% от соответствующего объёма; консервативно считаем 2% от общего объёма).
• Снижение административных затрат на процесс: минус 30% времени у закупщиков, бухгалтерии и согласующих (денежный эквивалент — скажем, 4 млн руб. в год по пилоту).

Расчёт:

• Экономия на цене: 500 млн × 5% = 25 млн руб.
• Экономия за счёт дисциплины: 500 млн × 2% = 10 млн руб.
• Экономия на процессе: 4 млн руб.

Итого консервативная экономия: 39 млн руб. в год. Даже если затраты на систему и внедрение составят 8–12 млн руб. в первый год, проект окупается за 3–4 месяца.

---

Автоматизация закупок — это не про «ещё один портал», а про управляемость денег и времени. Начните с самых «шумных» категорий, задайте простые правила и померяйте результат. Через квартал у вас появятся не только экономия и прозрачность, но и доверие к процессу, которого так не хватает в ручных закупках.