Оглавление

• Зачем автоматизировать P2P и где тут деньги
• Как устроен сквозной процесс «от заявки до оплаты»
  • 1) Потребность и заявка
  • 2) Согласования
  • 3) Выбор поставщика
  • 4) Заказ поставщику (PO)
  • 5) Поставка и приёмка
  • 6) Счёт и оплата
  • 7) Аналитика и SRM (управление поставщиками)
• Измеримые эффекты: что менять и как считать
• Поэтапное внедрение: от пилота до тиражирования
  • Этап 0. Подготовка данных и правил
  • Этап 1. Пилот 60–90 дней
  • Этап 2. Расширение на прямые закупки
  • Этап 3. Финализация и контроль
• Частые ошибки и как их избежать
• Выбор решения: лёгкий конструктор или полноценная платформа
• Калькулятор эффекта (на пальцах)
• Риски и соответствие: как не получить штраф и срыв поставки
• Короткие кейсы из практики
• Чек-лист старта на 60 дней
• Итог

Зачем автоматизировать P2P и где тут деньги

Закупки часто выглядят так: менеджер пишет в чат «нужен ноутбук», бухгалтер ищет старый договор, закупщик «торгуется» по телефону, счёт приходит в PDF, который теряется между письмами. Итог — переплата, срыв сроков, дублирование номенклатуры, нервная приёмка и финансы, которым сложно «свести концы».

Автоматизация P2P (Procure-to-Pay — «от заявки до оплаты») — это единый процесс: от появления потребности до оплаты счета поставщику, без ручных разрывов. Бизнес-выгоды:

• −5–12% закупочных затрат за счёт конкуренции, каталожных цен и отказа от «несистемных» покупок.
• −40–60% времени цикла закупки — меньше простоев и «пожаров» у проектных команд.
• До 90% электронных счетов без ручного ввода — меньше ошибок и возвратов.
• Прозрачность обязательств: видно, что заказано, получено и к оплате — без сюрпризов для кэша.

Как устроен сквозной процесс «от заявки до оплаты»

1) Потребность и заявка

• Каталоги и прайс-листы: сотрудник выбирает из утверждённого ассортимента с фиксированными условиями.
• Нестандартная заявка: описывает потребность, указывает центр затрат и срок.
• Автопроверки: бюджет, дубли, ограниченные категории (например, лицензии, брендовые материалы).

2) Согласования

• Маршруты по правилам: сумма, категория, подразделение.
• Сроки и эскалации: если кто-то не утвердил — уходит напоминание или подключается зам.
• Принцип «одного окна»: согласующие видят сумму, обоснование и сравнение предложений (если они есть).

3) Выбор поставщика

• Быстрый отбор по каталогу (если цена уже согласована).
• Запрос предложений: 2–4 участника, одинаковые условия, автоматическое сравнение «яблоки с яблоками».
• Мини-аукцион: прозрачно и быстро, без «телефонного торга».
• Риск‑чек: проверка активности юрлица, задолженностей, санкционных списков, реестра недобросовестных поставщиков.

4) Заказ поставщику (PO)

• Заказ формируется из заявки и результатов отбора: без ручных правок.
• Подтверждение поставщиком: даты, количество, цена.
• Изменения — только через контроль версий и согласование.

5) Поставка и приёмка

• Предварительное уведомление о отгрузке (автоинформирование склада или проекта).
• Приёмка по количеству и качеству: мобильная отметка, фото, комментарии.
• Привязка к заказу: что пришло, что в пути, что забраковано.

6) Счёт и оплата

• Электронный счёт с распознаванием и 3-сторонним сопоставлением: заказ — приёмка — счёт.
• Расхождения — в отдельный поток: корректировка, акт, частичная оплата.
• Оплата по срокам и приоритетам: учёт скидок за раннюю оплату и договорных штрафов.

7) Аналитика и SRM (управление поставщиками)

• Доля закупок по каталогу, экономия против эталонной цены, цикл «заявка→заказ».
• Оценка поставщиков: надёжность, качество, скорость реакции.
• План улучшений по категориям: где провести торги, где — закрепить каталоги, где — сменить поставщика.

Измеримые эффекты: что менять и как считать

• Доля расходов под управлением (Spend Under Management): цель — 80%+ для непрямых закупок и 60%+ для прямых в первый год.
• «Несистемные» закупки (maverick spend): снижение с 20–40% до 5–10% за 6–9 месяцев.
• Цикл «заявка→заказ»: минус 40–60% за счёт маршрутов согласования и каталогов.
• 3-стороннее сопоставление «в один клик»: 85–95% счетов без ручных проверок.
• Экономия: сравнивайте с последней подтверждённой ценой, среднерыночной котировкой или эталоном категории. В отчёте фиксируйте источник базовой цены и причину отклонений.

Поэтапное внедрение: от пилота до тиражирования

Этап 0. Подготовка данных и правил

• Справочники: поставщики, договоры, номенклатура, центры затрат. Уберите дубли, заведите владельцев.
• Категоризация расходов: 10–20 крупных корзин (например, ИТ, маркетинг, логистика, ремонт).
• Регламенты: лимиты согласований, исключения, правила срочных закупок.

Этап 1. Пилот 60–90 дней

• Выберите 1–2 категории с частыми покупками и повторяющимися поставщиками.
• Включите каталоги и маршруты согласований.
• Подтяните 1–2 склада и 3–5 ключевых поставщиков в электронный документооборот.
• Меряйте: цикл, долю «несистемных» покупок, точность сопоставления.

Этап 2. Расширение на прямые закупки

• Добавьте план-графики поставок, увязку с производством или проектами.
• Подключите торги и сравнение предложений, KPI по поставщикам.

Этап 3. Финализация и контроль

• Е‑счета «по умолчанию», исключения — только по решению владельца процесса.
• Автотриггеры экономии: напоминание о пролонгации договоров, пересмотр прайс-листов, ранняя оплата со скидкой.

Частые ошибки и как их избежать

• Автоматизируют хаос. Решение: сперва навести порядок в справочниках и процессе согласований.
• Чрезмерные исключения: «для директора без лимитов». Решение: единые правила, прозрачная отчётность по отклонениям.
• Слабая коммуникация с бизнесом: «ещё одна бюрократия». Решение: каталоги с быстрым оформлением и SLA по согласованиям.
• Недооценка приёмки: без неё не работает 3-стороннее сопоставление. Решение: простая мобильная приёмка, обучение склада и проектных команд.

Выбор решения: лёгкий конструктор или полноценная платформа

Подойдёт «лёгкая» система, если:

• до 500 заказов в месяц, до 200 поставщиков, 1–2 юрлица;
• доля каталожных закупок 60%+;
• требования к торгам и проверке поставщиков невысокие.

Нужна платформа, если:

• много юрлиц и географий, разные налоговые требования;
• критична интеграция с производством/проектами, нужны план-графики;
• обязательны торги, сложные договора поставок, развитый SRM и риск‑чеки;
• требуется электронный архив первички и аудиторский след.

Смотрите на: удобство для пользователя, скорость внедрения, готовые коннекторы к вашей ERP, соответствие требованиям ЭДО и валютным операциям, TCO (полная стоимость владения).

Калькулятор эффекта (на пальцах)

Предположим:

• годовой объём непрямых закупок — 500 млн ₽;
• «несистемные» закупки — 25% (125 млн ₽);
• средняя цена по «несистемным» закупкам выше каталожной на 8%;
• цикл «заявка→заказ» — 10 дней, из‑за чего 15% заявок помечены как «срочно» и обходят правила.

После внедрения P2P:

• «несистемные» закупки падают до 8%: экономия 17% пунктов × 500 млн ₽ × 8% ценовой дельты ≈ 6,8 млн ₽;
• торги и сравнение дают ещё 2–3% на части закупок: возьмём 2% × 300 млн ₽ управляемых закупок ≈ 6 млн ₽;
• скидки за раннюю оплату: 0,8% на 100 млн ₽ счетов, где это возможно, ≈ 0,8 млн ₽;
• снижение ручной обработки счетов: −2 FTE бэк-офиса и −1 FTE склада — условно 3–4 млн ₽ в год.

Суммарный эффект первого года: около 14–18 млн ₽ прямой экономии + операционная выгода (скорость и прозрачность).

Риски и соответствие: как не получить штраф и срыв поставки

• Проверка поставщиков: статус в налоговой, долги, санкции, реестр недобросовестных поставщиков — автоматом при регистрации и перед крупной сделкой.
• Договорные риски: контроль сроков действия, автопамятки о продлении и пересмотре цен.
• Налоговая и первичка: электронные счета, корректные данные юридических лиц, хранение в электронном архиве.
• Непрерывность поставок: резервные поставщики на критические позиции, SLA и штрафы, мониторинг выполнения заказов.

Короткие кейсы из практики

• Производство (комплектующие и MRO): ввели каталоги и торги на стандартные позиции, 3‑стороннее сопоставление для счетов. Результат за 6 месяцев — −9% стоимости по группе расходников, −45% времени цикла закупки, 92% электронных счетов.
• Ритейл (оборудование и услуги): стандартные маршруты согласований, лимиты по центрам затрат, мобильная приёмка. Экономия 6,5%, исчезли «срочные закупки в обход» (с 28% до 7%).
• ИТ‑компания (лицензии и сервисы): каталоги с предсогласованными поставщиками, контроль сроков продления. Ноль незапланированных простоев из‑за просрочки лицензий, экономия 4–5% на консолидации поставщиков.

Чек-лист старта на 60 дней

• Неделя 1–2: инвентаризация категорий и правил, чистка справочников, назначение владельцев категорий.
• Неделя 3–4: выбор пилотной категории и поставщиков, настройка маршрутов согласований и каталогов.
• Неделя 5–6: запуск приёмки и 3‑стороннего сопоставления, обучение пользователей.
• Неделя 7–8: включение электронных счетов для 50% пилотных поставщиков.
• Неделя 9–10: отчёты по экономии, «несистемным» закупкам и циклу «заявка→заказ».
• Неделя 11–12: корректировка правил, план тиражирования на 3–4 следующие категории.

Итог

P2P — не про «ещё одну систему». Это про управляемость расходов, предсказуемые поставки и меньше ручной рутины. Начните с пилота на понятной категории, зафиксируйте метрики, и через 2–3 месяца вы увидите первые проценты экономии и ускорения. Дальше — тиражируйте и закрепляйте правила. Так закупки становятся не затратным центром, а источником прогнозируемой выгоды и устойчивости бизнеса.