• Оглавление

• Зачем автоматизировать договоры
• Где теряются деньги и как это измерить
• Целевой процесс CLM на одной странице
• 90-дневный план внедрения: от хаоса к системе
• Метрики и экономический эффект: что считать и где увидеть результат
• Риски и как их избежать
• Мини-кейс: как средняя компания ускорила сделки на 12 дней
• Чек-лист готовности: что подготовить до старта
• Ответы на возражения руководителей
• Итоги и первые шаги

Зачем автоматизировать договоры

У каждого бизнеса есть сотни и тысячи договоров. Найти текущую версию, узнать, кто тормозит согласование, понять, когда заканчивается срок и что мы обязаны сделать — часто квест. В результате сделки замирают, скидки «съедают» маржу, а штрафы прилетают внезапно.

CLM (управление жизненным циклом договора) — это система и регламент, которые проводят договор от заявки до закрытия: шаблон, согласование, подписание, хранение, контроль обязательств, продления и архив. Для бизнеса это не «коробка», а способ ускорить доход и снизить риски.

Что получает компания:

• короче цикл «заявка → счет» на 40–60%;
• меньше ручных правок и ошибок, больше работы по шаблону;
• контроль обязательств: напоминания и автоматические задачи;
• единый источник правды: версии, история, статусы;
• прозрачность ответственности: кто согласует, сколько времени, где узкое место.

Где теряются деньги и как это измерить

Типичные потери без автоматизации:

• Долгое согласование. 12–30 дней вместо 5–10 — из-за ping-pong в почте и отсутствия матрицы согласований.
• Юристы «чинят» каждый договор заново. Нет библиотеки согласованных пунктов, поэтому растут трудозатраты и риски.
• Обязательства забывают. Не отработали SLA, не выставили акт вовремя, не заметили автопродление — минус прибыль, плюс неустойки.
• Нет аналитики. Руководители не видят, где затык: у юристов, у финансов, у коммерции или в контрагентах.

Как посчитать базовую экономику:

• Среднее время согласования (TTA — time to approve) по типам договоров.
• Доля договоров по шаблонам vs «с нуля».
• Количество и сумма штрафов/неустоек за год.
• Количество договоров, ушедших в автопродление без анализа.
• Трудозатраты юристов, закупок и продаж (часы/месяц).

Простая формула эффекта за год:

• Ускорение выручки: средний чек × количество сделок × сокращение дней / 365 × средняя маржа.
• Снижение штрафов и потерь: «до» минус «после» (обычно −30–70%).
• Экономия труда: часы × ставка × коэффициент загрузки.

Целевой процесс CLM на одной странице

CLM — это не только IT, это согласованная «дорога» для каждого типа договоров.

Этапы:

1. Инициация заявки

• Кто: менеджер по продажам/закупкам.
• Что: цель, контрагент, сумма, срок, тип договора.
• Контроль: проверка по чек-листу и матрице риска.

2. Шаблон и конструктор

• Выбор утверждённого шаблона, минимальный набор переменных, библиотека альтернативных пунктов с пометкой риска и согласовавшего юриста.

3. Согласование по матрице

• По суммам и рискам: коммерция → финансы → безопасность/комплаенс → юридический отдел.
• SLA на каждый шаг и автоэскалация руководителю при просрочке.

4. Подписание

• Электронная подпись (соответствует требованиям для вашей юрисдикции).
• Проверка полномочий контрагента.

5. Хранение и поиск

• Единый реестр, файлы, версии, индексы по ключевым полям.
• Роли и доступ: коммерция видит коммерческие разделы, финансы — платежные условия и т.д.

6. Исполнение обязательств

• События и напоминания: акты, отчеты, KPI, поставки.
• Связь с платежным календарем: не платим без подтвержденных поставок (где применимо).

7. Продления и закрытие

• За 60–90 дней до окончания — задача ответственному; автопродления не происходят «по тишине».
• После закрытия — архив, опыт и аналitika по рискам.

90-дневный план внедрения: от хаоса к системе

Реалистично и без революций.

Недели 1–2: Диагностика и цели

• Классифицируйте договоры: продажа, закупка, услуги, NDA, аренда и т.д.
• Замерьте базовые метрики «как есть»: TTA, доля шаблонов, просрочки.
• Согласуйте 3–5 бизнес-целей: «сократить согласование на 50%», «исключить автопродления без согласования», «0 штрафов по SLA».

Недели 3–4: Политика и матрица

• Утвердите матрицу согласований по суммам и рисковым признакам.
• Соберите библиотеку шаблонов и альтернативных пунктов с пометкой «когда можно/нельзя».
• Определите роли: владелец процесса, администратор системы, кураторы от юристов и бизнеса.

Недели 5–8: Пилот в одном контуре

• Выберите один тип договоров (например, продажа типового SaaS/услуг) и одно подразделение.
• Настройте маршруты, статусы, SLA, уведомления, e-подпись.
• Проведите 3–4 короткие обучающие сессии по ролям.

Недели 9–12: Масштабирование и «быстрые победы»

• Запустите отчеты по узким местам: где задержка > SLA, кто чаще отклоняет и почему.
• Подключите связку с финансовым планированием: даты платежей, удержания по штрафам, предоплаты.
• Зафиксируйте новые регламенты и внесите в онбординг сотрудников.

Метрики и экономический эффект: что считать и где увидеть результат

Обязательные метрики:

• TTA — время согласования по типам договоров.
• TTS — время до подписания (включая контрагента).
• Доля договоров по шаблонам, %.
• Доля отклонений от шаблонов, % и по каким пунктам.
• Количество и сумма штрафов/неустоек, руб./квартал.
• Доля договоров, продленных осознанно vs по умолчанию.
• Время юристов на договор, ч/единицу.

Пороговые цели на первый квартал после запуска:

• −40–60% TTA.
• ≥70% договоров — по шаблонам без правок.
• −50% ручных согласований с топ-менеджментом (их оставляем только на «красные» риски).
• 0 автопродлений без предупреждения.

Финансовый эффект (пример):

• До: 200 договоров/мес, средний чек 400 тыс., маржа 25%, TTA = 18 дней.
• После: TTA = 9 дней. Выручка признаётся быстрее, оборачиваемость денежного цикла улучшается. Дополнительный денежный эффект от ускорения за год может составить 15–25% от квартальной маржи, плюс прямое сокращение штрафов и рабочего времени.

Риски и как их избежать

• Сопротивление юристов: «Мы потеряем контроль». Решение: библиотека пунктов с уровнями риска и возможностью «красной кнопки» — юрист вмешивается, если риск повышен.
• Завал согласований: «Теперь всё через систему — будет медленнее». Решение: матрица с лимитами и SLA, автоэскалация; аналитика по задержкам делает процесс быстрее, а не медленнее.
• Слабый поиск старых договоров: «Невозможно всё перенести». Решение: миграция по приоритетам (активные и продлевающиеся), остальное — по запросу.
• Юридическая значимость подписей: «Электронная подпись не подойдёт». Решение: используйте тип подписи, который ваша юрисдикция признаёт, и зафиксируйте это в регламенте и в договорной оговорке.

Мини-кейс: как средняя компания ускорила сделки на 12 дней

Компания по B2B-услугам, 600 сотрудников, 3 филиала.

• Проблема: TTS = 24 дня, 40% договоров — с просроченным продлением, 3 млн руб. штрафов в год.
• Решение: пилот CLM на договорах оказания услуг, матрица согласований по суммам, библиотека из 12 шаблонов, напоминания по обязательствам и продлениям, e-подпись.
• Результат за 4 месяца: TTS = 12 дней (−50%), штрафы −65%, 82% договоров — по шаблонам, высвобождено 160 ч/мес работы юристов (перенаправлены на претензионную работу и повышение маржинальности сделок).

Чек-лист готовности: что подготовить до старта

• Категории договоров и приоритетная очередь для пилота.
• Матрица согласований: суммы, риск-профили, исключения.
• Набор шаблонов и библиотека пунктов (минимум 8–12 типовых).
• Роли и доступы: кто видит что, кто подписывает.
• Правила именования и индексации: номер, контрагент, сумма, дата окончания, владелец.
• Регламент по продлениям: за сколько дней и кто обязан инициировать пересмотр.
• Политика по электронным подписям.

Ответы на возражения руководителей

• «У нас немного договоров — нам не нужно». Даже при 30–50 договоров в месяц CLM окупается за счёт ускорения выручки и снижения штрафов. Порог экономической целесообразности часто начинается с 15–20 активных договоров в неделю.
• «Люди и так справляются». Люди тратят время на поиск, переписку и ручные напоминания. Система забирает рутину, а люди занимаются содержанием сделки и рисками.
• «Сложно и долго внедрять». Пилот за 6–8 недель в одном контуре — нормальная практика. Масштабирование идёт по типам договоров.
• «Это ещё одна система». CLM закрывает конкретную дырку — договорной контур. Лишние инструменты можно убрать после запуска.

Итоги и первые шаги

Автоматизация управления договорами — быстрый способ ускорить оборот, навести порядок в обязательствах и снять часть юридических рисков. Начните с измерений «как есть», утвердите матрицу и шаблоны, запустите пилот на одном типе договоров и закрепите результат метриками. Через три месяца вы увидите, где действительно тормозит процесс, а где нужна лишь дисциплина и прозрачность.

Первые шаги на этой неделе:

1. Соберите метрики по 20 последним договорам: сроки, правки, кто согласовывал.
2. Определите 1–2 типа договоров для пилота.
3. Назначьте владельца процесса и согласуйте цель: «−50% времени согласования за 90 дней».
4. Начните сбор библиотеки пунктов и шаблонов — это фундамент.

Когда договоры перестают быть «черным ящиком», бизнес быстрее растёт и спокойнее спит.