Оглавление

• Что такое CLM и почему договоры — это деньги
• Где теряется прибыль без автоматизации
• Ключевые функции CLM простыми словами
• Как запустить за 90 дней: поэтапный план
  • Этап 1. Диагностика (2–3 недели)
  • Этап 2. Дизайн процессов и правил (2–3 недели)
  • Этап 3. Быстрая настройка и пилот (4–6 недель)
  • Этап 4. Масштабирование (4–8 недель)
• Быстрые победы за 4–8 недель
• Метрики и как их считать
• Пример расчёта выгоды (ROI)
• Риски внедрения и как их избежать
• Роли и ответственность: кто за что отвечает
• Сценарии по отраслям
• Чек-лист готовности
• Итоги и следующий шаг

Что такое CLM и почему договоры — это деньги

CLM (Contract Lifecycle Management) — это система и процесс, которые ведут договор по всему жизненному циклу: от заявки и шаблона до согласования, подписания, исполнения обязательств, продления или закрытия. Суть не в том, чтобы «оцифровать документы», а в том, чтобы снизить время сделки, убрать ошибки и навсегда прекратить «потеряли версию», «пропустили продление», «не заметили штрафы в приложении номер три».

В любой компании договоры держат выручку, маржу и репутацию. Если цикл согласования растягивается на недели — деньги приходят позже. Если обязательства живут в Excel у одного менеджера — штрафы и споры неизбежны. CLM решает обе задачи: ускоряет поток и делает обязательства управляемыми.

Где теряется прибыль без автоматизации

• Долгие согласования. 10–20 дней уходит на «перешли по почте — ждем правки — потеряли комментарии». Это прямое замедление выручки.
• Несогласованные условия. Менеджер добавил «как обычно», юристы не видели. В итоге — риски, скидки сверх норм, штрафы.
• Потерянные продления. Контракты с автопродлением или с опцией выхода требуют внимания за 30–90 дней до даты X. Пропустили — получили невысокую маржу ещё на год или упустили возможность повысить цену.
• Неисполненные обязательства. SLA не замониторен, допсоглашения «где-то в архиве». Итог — претензии, недополученная выручка, порча отношений.
• Дублирование работы. Один и тот же договор согласуют заново, хотя есть проверенный шаблон и уже согласованный набор оговорок.
• Неуправляемые версии. У кого «последняя», где видны правки и кто согласовал — неизвестно. Ошибки и споры — вопрос времени.

Ключевые функции CLM простыми словами

• Шаблоны и библиотека оговорок. Проверенные юристами тексты для типовых ситуаций: коммерческие условия, ответственность, конфиденциальность. Менеджеру не нужно «писать с нуля».
• Мастер создания договора. Заполняешь параметры (контрагент, сумма, сроки, валюта, скидки, регионы) — система подставляет нужные разделы и оговорки.
• Маршруты согласования. Автоматически запускаются «правильные» согласующие по сумме, риску, типу сделки. Статус — прозрачен, сроки — контролируются.
• Сравнение версий и фиксация правок. Видно, что изменил контрагент, какие пункты требуют эскалации. История — в системе, а не в почте.
• Подписание электронной подписью. Без печатей и курьеров. Статусы — в реальном времени, напоминания — автоматические.
• Реестр договоров с поиском по атрибутам. Наконец-то можно найти «все договоры с постоплатой более 30 дней» или «все, где повышающий коэффициент по SLA».
• Управление обязательствами и напоминания. Система сама напомнит о продлении, индексации, поставке, отчёте, штрафном окне, заложенном в условиях.
• Панель рисков. Красные флаги при отклонении от шаблонов: нерезидент, нестандартный арбитраж, увеличенная ответственность.

Важно: CLM — это не только «система». Это новые правила работы с договорами, где текст — не головная боль юристов, а управляемая часть процесса продаж, закупок и обслуживания.

Как запустить за 90 дней: поэтапный план

Этап 1. Диагностика (2–3 недели)

• Разложите текущий процесс на шаги: кто инициирует, кто согласует, где теряется время.
• Соберите 8–10 типовых видов договоров/приложений и выделите повторяющиеся оговорки.
• Определите обязательные атрибуты: контрагент, сумма, валюта, срок, продление, SLA, ключевые риски, ответственные, дата исполнения.
• Замерьте базовые метрики: средний цикл согласования, долю просроченных продлений, количество отклонений от шаблона.

Этап 2. Дизайн процессов и правил (2–3 недели)

• Упростите карту согласования: оставьте только тех, кто реально добавляет ценность. Всё остальное — по SLA или после факта.
• Согласуйте матрицу маршрутов: по сумме, типу риска, стране, валюте, отсрочке платежа, техническим SLA.
• Сформируйте библиотеку оговорок: «разрешённые», «условно разрешённые с эскалацией», «запрещённые».
• Определите политику версионирования и хранение в одном «источнике правды».

Этап 3. Быстрая настройка и пилот (4–6 недель)

• Подготовьте 3–5 ключевых шаблонов с переменными полями.
• Настройте маршруты согласования, напоминания и панель задач.
• Подключите электронную подпись и реестр с поиском.
• Запустите пилот на одном потоке (например, договоры с клиентами до 10 млн/год).
• Обучите «чемпионов» в бизнес-подразделениях: короткие сценарии, памятки, как использовать оговорки.

Этап 4. Масштабирование (4–8 недель)

• Добавьте сложные сделки и нестандартные приложения.
• Включите контроль исполнения обязательств: индексации, отчёты, SLA.
• Перенесите действующие договоры в реестр: минимум — карточка и ключевые даты; полная миграция текста — по приоритету.
• Настройте регулярные отчёты для руководства и юридической службы.

Быстрые победы за 4–8 недель

• Электронная подпись + маршруты согласования: минус 5–10 дней из цикла.
• Напоминания о продлениях за 90/60/30 дней: ноль «случайных автопродлений».
• Библиотека оговорок по ответственности и конфиденциальности: меньше споров, меньше внешних юрзатрат.
• Единый реестр: мгновенный поиск согласованных условий для похожих сделок.

Метрики и как их считать

• Цикл «заявка → подписан»: медиана и 75‑й процентиль. Цель: −30–50%.
• Доля отклонений от шаблона: цель — снижение в 2–3 раза за счёт оговорок и маршрутов.
• Просроченные продления: цель — 0% по договорам с напоминаниями за 90 дней.
• Доля договоров, подписанных электронной подписью: цель — 80%+.
• Выполнение обязательств: доля выполненных в срок, сумма предотвращённых штрафов.
• Затраты на внешних юристов: −20–40% за счёт типизации и раннего участия юрслужбы.
• Удовлетворённость внутренних заказчиков (опрос NPS по процессу): рост на 20+ пунктов.

Пример расчёта выгоды (ROI)

Предположим, компания заключает 1200 договоров в год. Средний цикл согласования — 18 календарных дней. После запуска CLM — 9 дней.

• Ускорение выручки. Если средний договор — 5 млн, и каждые 9 дней — это более ранний старт оказания услуг и выставления счета, экономия на стоимости денег (10% годовых) может дать эквивалент 12–18 млн рублей в год за счёт более раннего денежного потока.
• Снижение штрафов и потерь на продлениях. Раньше теряли 4–6 договоров в год на невыгодных условиях (например, упущено окно пересмотра цены) — минус 3 млн маржи. Напоминания и реестр свели к нулю.
• Сокращение внешних юррасходов. Минус 30% от 8 млн в год — экономия 2,4 млн.
• Экономия времени сотрудников. Если на один договор уходит на 2 часа меньше на согласования и поиск версий, при средней «стоимости часа» 1500 ₽ — ещё 3,6 млн «внутренней» экономии.

Итого: 21–27 млн прямой выгоды в год. Стоимость внедрения и лицензий, допустим, 6–9 млн в первый год. Окупаемость — 3–6 месяцев.

Важно: ваша математика будет отличаться. Используйте свои объемы, ставки и показатели задержек. Главное — считать не только «экономию часов», но и эффект от ускорения денег и снижения рисков.

Риски внедрения и как их избежать

• Завалиться кастомизацией. Лечится дисциплиной: начать с 3–5 шаблонов и 80% типовых кейсов. Остальное — после пилота.
• Спор «чья система главная». Решение: единый реестр договоров как «источник правды». Остальные системы — потребители данных.
• Сопротивление юристов и продаж. Лечение — библиотека оговорок, чёткие маршруты, быстрые победы и участие «чемпионов».
• Перенос «мусора» в новую систему. Делайте минимальную миграцию: ключевые поля и даты, полный текст — только для активных и рискованных договоров.
• Забыли про обязательства. CLM — это не только «подписали». Заранее определите, какие обязательства отслеживаем и кто владелец каждого пункта.

Роли и ответственность: кто за что отвечает

• Бизнес‑владелец процесса (обычно коммерческий директор или операционный директор): цели, метрики, приоритеты.
• Юридическая служба: шаблоны, оговорки, правила эскалации, контроль рисков.
• Продажи/закупки: инициирование, заполнение атрибутов, соблюдение маршрутов.
• Финансы: контроль денежных условий (валюта, отсрочка, индексация).
• Служба качества/операции: SLA и контроль исполнения обязательств.
• Администратор CLM: настройка справочников, маршрутов, доступов, обучение.

Полезно оформить короткий регламент: «что где хранится, кто за что отвечает, сроки согласования и эскалации» — на 2–3 страницы, без «романов».

Сценарии по отраслям

• B2B‑услуги: типовые рамочные договоры + приложения по проектам, контроль актов и KPI. Главная ценность — скорость и прозрачность обязательств.
• Дистрибуция и ритейл: поставка, бонусы, маркетинговые бюджеты, возвраты, штрафы сетей. Ценность — контроль условий и дат, снижение потерь.
• Производство: спецификации, графики поставок, сервисные соглашения. Ценность — согласованность с планированием и снижение простоев из‑за бумажной волокиты.
• IT и телеком: лицензионные соглашения, SLA, дата‑процессинг, безопасность. Ценность — снижение рисков по данным и прослеживаемость условий.
• Строительство и девелопмент: этапность работ, индексации, гарантийные обязательства, обеспечение. Ценность — контроль рисков и штрафов.

Чек-лист готовности

• Есть список типов договоров и 3–5 приоритетных шаблонов.
• Понятны обязательные поля карточки договора.
• Определены маршруты согласования по сумме и риску.
• Договорились, что реестр договоров — единый «источник правды».
• Назначены роли и «чемпионы» в бизнес‑подразделениях.
• Готов короткий регламент на 2–3 страницы.
• Запланировано обучение и поддержка пользователей в первые недели.

Итоги и следующий шаг

Автоматизация управления договорами — это про скорость денег и управляемые риски. Начните с простого: шаблоны, маршруты, электронная подпись и напоминания о продлениях. Уже это даст сокращение цикла на недели и уберёт «забытые» обязательства. Дальше добавляйте библиотеку оговорок, панель рисков и контроль исполнения. Через 90 дней вы увидите живые цифры: быстрее сделки, меньше штрафов, спокойные юристы и довольные продажники. Следующий шаг — выбрать пилотный поток, собрать шаблоны и запустить проект с понятными целями и сроками.