Оглавление

• Зачем автоматизировать закупки: проблема и эффект
• Что именно автоматизируем: от заявки до оплаты
  • 1) Инициация потребности
  • 2) Согласования по правилам
  • 3) Конкурентные процедуры
  • 4) Договорные условия
  • 5) Заказ на закупку (PO)
  • 6) Приёмка
  • 7) Счёт и трёхсторонняя сверка
  • 8) Оплата и оценка поставщика
• Ключевые метрики и как их считать
• Поэтапный план внедрения на 10–12 недель
  • Недели 1–2: быстрый аудит и цели
  • Недели 3–6: MVP процесса
  • Недели 7–10: расширение и поставщики
  • Недели 11–12: закрепление правил и масштабирование
• Что меняется для ролей в бизнесе и у поставщиков
• Данные и правила: на чём держится система
• Риски и как их снять
• Примеры кейсов по категориям
• Как начать: быстрые шаги
• FAQ коротко

Зачем автоматизировать закупки: проблема и эффект

Закупки часто живут «по письмам»: заявки в чате, тендеры в почте, цены — в Excel, статусы — «у кого-то на контроле». В результате тратится время, теряется экономия, растут риски: дублируют заказы, тянут с согласованиями, договорные условия забывают продлить, поставщики «гуляют» по качеству.

Что даёт автоматизация сквозного процесса закупок (от потребности до оплаты):

• Экономия 5–12% на ценах за счёт конкуренции, прозрачности и каталога типовых позиций.
• В 2–3 раза быстрее цикл «заявка → заказ»: меньше ручных согласований и «пинг-понга» по e‑mail.
• −50–80% несогласованных покупок (maverick spend): всё проходит через единые правила и лимиты.
• −60–80% трудозатрат на обработку счетов и сверку документов за счёт автоматической проверки «заказ → поставка → счет».
• Больше управления поставщиками: рейтинг, штрафные события, SLA по срокам и качеству.
• Прозрачный бюджет: видно, кто, что и по какой цене покупает, и на каком этапе сейчас каждый рубль.

Важно: автоматизация — не «новая программа ради программы». Это закрепление понятных правил в системе и избавление от рутинных ручных действий, которые не несут ценности.

Что именно автоматизируем: от заявки до оплаты

Сквозной контур закупок обычно состоит из этапов. Автоматизация делает их прозрачными и управляемыми.

1) Инициация потребности

• Сотрудник создаёт заявку из каталога или в свободной форме для «разовых» позиций.
• Система сразу проверяет лимиты бюджета, центры затрат и доступность в каталоге.
• Прозрачные правила: когда нужен тендер, когда — запрос котировок, когда можно купить по каталогу.

2) Согласования по правилам

• Настраиваемые пороги и маршруты: сумма, категория, подразделение.
• Визирование «где удобно» — веб, мобильный, почта с кнопкой согласовать/отклонить.
• Автоподмена согласующего при отпуске и SLA на принятие решения.

3) Конкурентные процедуры

• Запросы котировок и тендеры с шаблонами требований, сроками, критериальной оценкой.
• Сравнение предложений «яблоко к яблоку»: цена, срок, гарантия, условия поставки.
• Электронный протокол и следы аудита — меньше споров и рисков.

4) Договорные условия

• Привязка к реестру договоров и допсоглашений, контроль сроков и ключевых условий (цена, скидки, поставки). Без углубления в «юридический конструктор» — только необходимые поля.

5) Заказ на закупку (PO)

• Автоматическое формирование заказа из согласованной заявки/тендера.
• Уведомления поставщику, подтверждение сроков, частичные поставки, графики.

6) Приёмка

• Подтверждение факта поставки: количество, качество, акт/накладная.
• Регистрация инцидентов качества и претензий с обязательным разбором.

7) Счёт и трёхсторонняя сверка

• Сверка «заказ → приёмка → счёт» снимает ручные ошибки и «двойную оплату».
• Счета, акты, накладные — в электронном виде; статусы видны всем заинтересованным.

8) Оплата и оценка поставщика

• Оплата по условиям (скидки за раннюю оплату, отсрочка, частичная оплата).
• Рейтинг поставщика: своевременность, качество, спорные ситуации. Основание для «листов квалификации» и перераспределения объёмов.

Ключевые метрики и как их считать

• Доля закупок через систему (Coverage). Цель: 85–95% за 3–6 месяцев. База — общие затраты по статьям, факт — закупки, прошедшие через систему.
• Цикл PR→PO (среднее и 90-й перцентиль). Цель: −30–60% к исходному уровню.
• Доля каталожных позиций. Цель: 60–80% для типовых категорий (канцелярия, MRO, ИТ‑расходники, логистика).
• Уровень «несанкционированных» покупок. Формула: (покупки вне процесса / общий объём) × 100%. Цель: <5–10%.
• Экономия на цене. Считаем по «жёстким» правилам: (лучшая сопоставимая цена − исходная/референсная) × объём. Избегаем «мнимой» экономии на скидках без референса.
• Стоимость обработки счёта/заказа. Замеряем трудозатраты до/после. Цель: −60–80%.
• Поставки вовремя (OTD) и качество (дефекты на 100 поставок). Цели зависят от категории; обычно 95%+ OTD и <1–2% дефектов для расходных материалов.

Поэтапный план внедрения на 10–12 недель

Недели 1–2: быстрый аудит и цели

• Карта текущих процессов, «бутылочные горлышки», перечень категорий и объёмов.
• Целевые метрики: покрытие закупок, цикл PR→PO, доля каталога, экономия.
• Политика закупок в 1–2 страницах: пороги, методы закупки, роли.

Недели 3–6: MVP процесса

• Запуск заявок, согласований и каталога для 2–3 категорий с быстрым эффектом (например, расходники, простые услуги, логистика).
• Запросы котировок «по шаблону» и базовые тендеры.
• Простая панель метрик: покрытие, цикл, экономия.

Недели 7–10: расширение и поставщики

• Подключение ключевых поставщиков: личные кабинеты или электронный обмен документами.
• Рейтинг поставщика, разбор несоответствий, отчёты по качеству.
• Трёхсторонняя сверка документов, снижение ручной работы в бухгалтерии.

Недели 11–12: закрепление правил и масштабирование

• Обучение сотрудников и «горячая линия» в первые 2 недели полного запуска.
• Расширение каталога, перенос сложных категорий (услуги, маркетинг) по отдельным шаблонам.
• Финализация регламентов и ответственности.

Результат по окончании 3 месяцев: работающий сквозной контур на основных категориях, измеряемый эффект и понятный план расширения.

Что меняется для ролей в бизнесе и у поставщиков

• Сотрудник-заказчик: вместо «пишу в чат» — выбирает из каталога, видит цену и срок, отслеживает статус заявки.
• Руководитель и владелец бюджета: согласует в 1–2 клика, видит нагрузку на бюджет, кто и что покупает.
• Закупщик: меньше ручной рутины, больше аналитики категорий, тендеров и работы с поставщиками.
• Бухгалтерия: меньше исправлений, прозрачная сверка, меньше «висек».
• Поставщик: один канал коммуникации, понятные сроки, меньше спорных ситуаций благодаря прозрачной истории.

Данные и правила: на чём держится система

• Категоризация расходов. Простая иерархия 2–3 уровней, чтобы строить отчёты и задавать правила (когда тендер, когда каталог).
• Справочник поставщиков. Реквизиты, статусы проверки (надёжность, санкции), контактные лица, банковские реквизиты.
• Номенклатура и единицы измерения. Обязательные поля: описание, единица, цена, срок поставки, производитель/аналог.
• Регламент порогов и методов закупки. Например: до X — каталог, X–Y — запрос котировок; выше Y — тендер.
• SLA на согласование. Система напоминает и эскалирует при задержке.

Совет: начните с простого и применимого к 80% закупок. «Уникальные» кейсы оставьте в особой ветке процесса, не тормозите поток.

Риски и как их снять

• «У нас всё уникально». Обычно 60–80% закупок типовые. Выделите исключения и настройте для них отдельные маршруты, но не мешайте основному контурy.
• Сопротивление подразделений с «своими» поставщиками. Введите прозрачные критерии выбора и покажите факт экономии по их категории.
• Плохие справочники. Перед стартом почистите топ‑1000 позиций и 200–300 поставщиков. Остальное — в ходе работы с контролем качества данных.
• Слишком жёсткие пороги согласований. Начните мягче, измерьте риски, затем закручивайте гайки на фактах.
• Нет времени у закупщиков. Перераспределите рутину на систему: шаблоны тендеров, автосравнение, автопамятки.

Примеры кейсов по категориям

• Расходные материалы и MRO: каталог с преднастроенными ценами и уровнями сервиса. Эффект: −8–15% цены на сопоставимых позициях, цикл заявки — с 5 до 2 дней.
• Логистика и транспорт: шаблон запросов с обязательными параметрами (маршрут, тоннаж, SLA). Эффект: экономия 5–10%, стабильность сроков.
• ИТ‑услуги и лицензии: единый реестр соглашений и продлений, напоминания о сроках. Эффект: ноль «просроченных» лицензий, избегание переплат.
• Маркетинговые услуги: бриф как шаблон заявки, сопоставимые котировки по одинаковому объёму. Эффект: прозрачность и −10–20% на повторяющихся активностях.

Как начать: быстрые шаги

1. Замерьте исходные метрики: доля закупок вне процесса, цикл PR→PO, доля каталога, количество поставщиков на категорию.
2. Выберите 2–3 категории с быстрым эффектом и высокой повторяемостью.
3. Сформулируйте простую политику в 1–2 страницы и согласуйте с руководством.
4. Запустите MVP: заявки, согласования, каталог, запрос котировок. Параллельно обучите пользователей.
5. Через 4–6 недель пересмотрите пороги, расширьте каталог и тендеры. Публикуйте еженедельный отчёт: это закрепляет изменения.

FAQ коротко

• Можно ли без ERP? Да. Сквозной процесс закупок может работать автономно и обмениваться данными с учётной системой, когда вы будете готовы.
• Что с услугами, они «несопоставимы»? Используйте шаблоны ТЗ и брифы. Сравнимость растёт, цены — падают, качество — улучшается.
• Не утонем ли в «аудите»? Нет, если настроить пороги и автоматические протоколы. Система «помнит» за вас.
• Что с безопасностью и комплаенсом? Права доступа, журнал действий и прозрачность уменьшают поле для злоупотреблений.

Итог: сквозная автоматизация закупок даёт управляемость и деньги «здесь и сейчас» — за счёт дисциплины процесса и прозрачной конкуренции. Начните с малого, меряйте эффект каждую неделю и масштабируйте только то, что работает.