Оглавление

• Зачем автоматизировать дебиторскую задолженность
• С чего начать: аудит текущего процесса и нужные данные
• Целевая карта процесса: от выставления счета до оплаты
• Инструменты без сложной разработки
• Пошаговый план на 14 дней
• Метрики и расчет окупаемости
• Риски, право и безопасность
• Типичные ошибки и как их избежать
• Мини-кейс: как компания сократила просрочку на 28% за 2 месяца
• Чек-лист внедрения на одной странице

Зачем автоматизировать дебиторскую задолженность

Просрочка — это бесплатный кредит, который ваш бизнес невольно выдаёт клиентам. Она съедает оборотный капитал, тормозит закупки, замораживает маркетинг и повышает риск кассовых разрывов. Руками эту проблему уже не потянуть: слишком много счетов, сроков, исключений и человеческого фактора.

Автоматизация дебиторской задолженности — это настроенная система напоминаний, кредитных лимитов, прозрачных правил оплаты и понятных сигналов для менеджеров. Она:

• ускоряет поступление денег за счёт ранних и точных напоминаний;
• снижает просрочку за счёт предопределённых правил кредитования и приоритизации задач по риску;
• освобождает людей от рутины и позволяет сфокусироваться на сложных случаях;
• даёт прогноз поступлений — финансовый директор видит, когда и сколько денег ожидать.

Важно: речь не о дорогой переделке всей ИТ-системы. Можно начать поверх текущей CRM и бухгалтерии, используя готовые инструменты и небольшие доработки.

С чего начать: аудит текущего процесса и нужные данные

Прежде чем включать «роботов», нужно понять, где теряются дни и деньги. Ответьте на три вопроса:

1. Где затык? Частые места: менеджер забывает отправить счёт, клиент не видит реквизиты, нет удобной оплаты, напоминания отправляются слишком поздно или с ошибками.
2. Кто отвечает за просрочку? Продажи, бухгалтерия, финансы, юридический отдел. Обычно ответственность размазана — это нужно исправить.
3. Какие данные доступны? Нужны:
   • карточка клиента (лимит, условия оплаты, контакты);
   • статус сделки и поставки;
   • выставленные счета и даты оплаты;
   • фактические оплаты и акты;
   • история напоминаний и касаний (кто, когда, каким каналом);
   • причины отказов и споров.

Минимальный набор источников: CRM для статусов и контактов, учётная система для счетов и оплат, электронный документооборот для актов, письма и телефония для переписки. Не надо всё интегрировать разом: начните с выгрузок и простых связок.

Целевая карта процесса: от выставления счета до оплаты

Опишите будущее состояние в 6 шагов. Это станет вашим стандартом работы.

1. Чёткие условия оплаты ещё до сделки. Типовые сроки, предоплата, скидка за раннюю оплату. Клиент видит правила в коммерческом предложении и договоре.
2. Выставление счёта без задержек. Счёт уходит клиенту в течение часа после согласования. В письме есть:
   • сумма и срок оплаты;
   • кнопка или ссылка на оплату (банк-клиент, карта, быстрый платёж);
   • контакт ответственного за вопросы.
3. Ранние и мягкие напоминания. За 3 дня до срока — дружеское письмо; в день X — повтор; на +3 дня — звонок; на +7 — письмо с фактами и возможной приостановкой услуги; далее — досудебный порядок.
4. Кредитные лимиты и «светофор». Каждому клиенту назначается лимит. Система автоматически помечает цветом: зелёный — ок, жёлтый — внимание, красный — стоп продажи до оплаты.
5. Эскалации по ролям. Менеджер не тянет — подключается руководитель и финансовый контролёр. Через N дней просрочки автоматом уходит письмо от руководителя, а услуга приостанавливается по политике.
6. Закрывающие документы без беготни. Акт и счёт-фактура отправляются через электронный документооборот, клиент подтверждает в один клик. После оплаты клиент получает благодарность и чек-лист следующего шага.

Инструменты без сложной разработки

Выбирайте из готовых кирпичиков, не ломая текущую систему:

• Напоминания и сценарии. Почта, мессенджеры и SMS с шаблонами и расписанием. Желательно, чтобы события запускались от статусов счетов.
• Платёжные ссылки. Чтобы клиент мог оплатить счёт сразу любым удобным способом. Это уменьшает трение.
• Кредитные лимиты и «стоп-листы». Простое правило: если просрочка превышает X дней или сумму Y — новые отгрузки приостанавливаются.
• Единое окно задолженности. Дашборд с суммами, сроками и ответственными. Цвета и сортировка по степени риска.
• Электронный документооборот. Быстро закрывает сделки и убирает человеческий фактор с бумажными актами.
• Голосовые подсказки менеджеру. Список звонков на сегодня с готовыми скриптами и статусами.
• Шаблоны переписки. Утверждённые письма для разных этапов: дружеское напоминание, уточнение причины, уведомление о приостановке.

Важно: внедрение — это не про технические чудеса, а про дисциплину. Система лишь закрепляет правила, чтобы их никто не мог «забыть».

Пошаговый план на 14 дней

День 1–2. Определите цель и метрики. Например: снизить долю просрочки на 30% за 3 месяца; сократить средний срок возврата денег на 7 дней; автоматизировать 70% напоминаний.

День 3–4. Опишите «как есть» на одной странице. Перечислите этапы, роли, и где теряете дни. Согласуйте с руководителями продаж, бухгалтерии и финансов.

День 5–6. Сверстайте шаблоны писем и скриптов. 4–5 коротких текстов для разных сроков и тональности. Утвердите юридически корректные формулировки.

День 7–8. Настройте автоматические напоминания по ключевым событиям: выставлен счёт, за 3 дня до срока, в день срока, +3, +7. Проверьте контакты, темы писем и подписи.

День 9–10. Введите кредитные лимиты и «светофор». Определите правила паузы поставок для красной зоны. Сообщите команде и ключевым клиентам об обновлённых условиях.

День 11–12. Запустите платёжные ссылки и быстрые способы оплаты. Протестируйте на 5 клиентов, соберите обратную связь.

День 13. Соберите единый дашборд задолженности. Не гонитесь за идеалом: достаточно списка счетов, суммы, срока, ответственного и цвета зоны.

День 14. Старт. Проведите 30‑минутный инструктаж для менеджеров. Объясните, почему это важно, как измеряется результат и кому писать в случае спорных ситуаций.

Метрики и расчет окупаемости

Ключевые показатели:

• Средний срок возврата денег (в днях). Чем меньше, тем лучше. Считается как среднее время между выставлением счёта и оплатой.
• Доля просрочки. Процент от общей дебиторки, который просрочен на N дней.
• Скорость инкассации. Сколько денег в день/неделю возвращаете из просрочки.
• Стоимость взыскания. Сколько стоит процесс на 1 рубль возвращённых средств (зарплата, сервисы, юристы).
• Доля автоматических оплат. Какой процент оплат проходит по ссылкам и без участия менеджера.

Как посчитать выгоду:

1. Освобождённый оборотный капитал: если вы сократили средний срок возврата на 7 дней при месячной выручке 20 млн, то высвобождается примерно 4,7 млн (20 млн / 30 дней × 7 дней). Эти деньги можно пустить в оборот или рекламу.
2. Снижение безнадёжной задолженности: меньше чеков уходит в списание.
3. Экономия времени команды: например, −30% ручных напоминаний.

Оценка окупаемости:

ROI = (дополнительный денежный поток за 12 месяцев + экономия на трудах и штрафах − затраты на сервисы и внедрение) / затраты на сервисы и внедрение.

Пример. Сократили просрочку на 3 млн, уменьшили право на списание на 300 тыс., тратите 80 тыс. в месяц на сервисы и 200 тыс. единовременно на внедрение. За год эффект: 3,3 млн. Затраты: 1,16 млн. ROI ≈ 184% за 12 месяцев.

Риски, право и безопасность

• Персональные данные. Обрабатывайте контакты в рамках согласия и договора. Доступы — по ролям, без лишних копий таблиц.
• Коммуникации. Не злоупотребляйте SMS и мессенджерами без согласия. Строго соблюдайте частоту сообщений.
• Документы. Уведомления о приостановке услуг и досудебные письма согласуйте с юристом. Храните подтверждения отправки.
• Тональность. Сначала дружественно и по фактам; жёстче — только по политике, одинаково для всех.
• Непрерывность бизнеса. Перед запуском проверьте, что стоп отгрузок не блокирует критичных клиентов без ручной проверки.

Типичные ошибки и как их избежать

• Лечить симптом, а не процесс. Если просто чаще звонить — вы делаете больше ручной работы, но не меняете систему.
• Нечёткие правила. Без кредитных лимитов и политики приостановки всё превращается в торг.
• Слишком сложный первый релиз. Начните с 5 сценариев напоминаний и базового дашборда. Остальное добавите по результатам.
• Спрятанная ответственность. Назначьте владельца показателя «доля просрочки» и дайте право на эскалации.
• Игнор обратной связи клиентов. Узнайте, почему им неудобно платить: нет ссылки, сложный договор, лишние поля в счёте.

Мини-кейс: как компания сократила просрочку на 28% за 2 месяца

Компания из B2B‑сервиса, 300 активных клиентов, средний счёт 120 тыс. Сделали три шага:

1. Настроили напоминания: за 3 дня до срока, в день X, на +5 и +10 дней. Письма короткие, с кнопкой оплаты и контактами.
2. Ввели кредитные лимиты и автоматический стоп новых задач в проекте при красной зоне.
3. Запустили платёжные ссылки и электронный документооборот.

Результаты за 8 недель:

• доля просрочки упала с 18% до 13% (минус 28% относительно);
• средний срок возврата денег сократился на 6 дней;
• 62% оплат прошли по ссылкам без участия менеджеров;
• команда сократила время на напоминания на 35%.

Ни одной смены основной системы учёта — только настройка процесса и лёгкие инструменты.

Чек-лист внедрения на одной странице

• Цели сформулированы и измеримы: срок возврата в днях, доля просрочки, доля автоматических оплат.
• Политика оплаты зафиксирована в договорах и коммерческих предложениях.
• Шаблоны писем и скриптов утверждены с юристом.
• Напоминания настроены: за 3 дня, в день X, +3, +7, +14.
• Кредитные лимиты назначены, «светофор» включён, стоп‑правила понятны.
• Платёжные ссылки и быстрые способы оплаты работают и протестированы.
• Дашборд задолженности доступен продажам и финансам, роли и ответственность назначены.
• Процедура досудебной переписки описана и проверена.
• Команда обучена: 30 минут инструкторского вебинара и ответы на вопросы.
• План улучшений на 4 недели вперёд: что меряем, что меняем, когда пересматриваем шаблоны.

---

Если у вас уже есть CRM и учётная система — вы готовы к старту. Начните с простого: шаблоны, напоминания, лимиты и платёжные ссылки. Вы увидите первые деньги раньше, чем закончится месяц, а команда почувствует, что управляет процессом, а не пожаром.