• Оглавление

• Зачем бизнесу автоматизация управления запасами
• Что включает автоматизация: процессы и роли
• Методики: от простого к продвинутому
• План внедрения на 90 дней
• Экономика и показатели
• Типичные ошибки и как их избежать
• Мини‑кейс
• Чек‑лист выбора решения или подрядчика
• Итоги

Зачем бизнесу автоматизация управления запасами

Склад — это оборотные средства, которые могут работать в продажах, а могут лежать мёртвым грузом. Когда закупки и пополнение оформляются «по памяти» или по общим шаблонам, возникает три проблемы:

• Замороженные деньги: остатки растут, а оборачиваемость падает.
• Потерянные продажи: популярные позиции оказываются вне наличия.
• Списания и скидки: лишнее приходится распродавать с дисконтом.

Автоматизация вносит порядок: на каждую позицию ставится понятный норматив, система прогнозирует спрос, предлагает дату и объём заказа, контролирует сервисный уровень и даёт сигнал, когда что‑то идёт не так. Результат — минус 20–40% лишних запасов без дефицита, рост оборачиваемости, высвобождение денег и снижение операционных рисков.

Когда стоит внедрять:

• Номенклатура больше 300–500 позиций.
• Поставки с переменным сроком или нестабильным спросом.
• Есть несколько складов/точек продаж.
• Команда тратит много времени на ручные таблицы и согласования.

Что включает автоматизация: процессы и роли

Автоматизация — это не только инструмент, но и отлаженный цикл принятия решений. Важны четыре процесса и две роли.

Планирование спроса

• Сбор исторических продаж с учётом акций, сезонности и выбросов.
• Короткий прогноз на горизонте 2–13 недель по каждой позиции/складу.
• Разделение ассортимента: стабильные позиции прогнозируются автоматически, нестабильные — через ручную корректировку категорийным менеджером.

Нормативы запасов

• Определяем целевой сервисный уровень (например, 95% заказов должны отгружаться из наличия).
• Рассчитываем минимальный и максимальный уровень запаса: страховой запас + запас на срок поставки.
• Для медленных позиций — пороговый подход: держим не больше X штук или Y дней продаж.

Пополнение и заказы

• Система ежедневно считает рекомендуемые заказы: что, сколько и когда закупать с учётом ограничений по партиям и кратности.
• Объединяет позиции под одного поставщика, предлагает оптимальное окно отгрузки.
• Предупреждает об отклонениях: «не успеваем пополнить» или «излишек растёт».

Пересмотр параметров

• Еженедельно — актуализация прогнозов и параметров запасов.
• Ежемесячно — пересмотр групп ABC/XYZ, целевых уровней сервиса и минимальных партий.

Контроль и прозрачность

• Дашборды для руководителя: деньги в запасах, доля излишков, дефицит, сервисный уровень, оборачиваемость в днях.
• Для операционного сотрудника — список задач на день: подтвердить заказы, согласовать замену, отработать риски.

Роли

• Владелец процесса (коммерческий директор/директор по цепи поставок) — задаёт правила и уровни сервиса.
• Планировщик/категорийный менеджер — подтверждает рекомендации системы и решает исключения.

Методики: от простого к продвинутому

Автоматизация не обязана быть сложной. Важно начать с базового, закрепить результат и постепенно усложнять.

Простой старт (быстрая польза)

• ABC/XYZ: разделяем позиции по доле в выручке (A, B, C) и предсказуемости (X, Y, Z). A/X — автоуправление с высоким сервисом; C/Z — низкий запас, заказ под клиента.
• Норматив в днях: для каждой группы задаём целевой запас в днях продаж, например: A/X — 25 дней, B/Y — 20, C/Z — 7.
• Точка заказа: пополняем, когда остаток опускается до уровня «прогноз на срок поставки + страховой запас».
• Квартальная пересборка параметров.

Что это даст: минус 10–20% запасов за 4–8 недель даже без сложных алгоритмов.

Продвинутый уровень (больше точности)

• Сервисный уровень по категориям: для A — 97–99%, для B — 95–97%, для C — 90–93%.
• Страховой запас с учётом вариативности: чем больше колеблется спрос или срок поставки, тем больше страховка.
• Ограничения и стоимость: учитываем кратность закупки, минимальные партии, логистические окна, стоимость хранения.
• Сезонность и события: автоматические коэффициенты на праздники, распродажи, маркетинговые акции.
• Множественные склады: балансировка между площадками, перенос излишков вместо закупки.

План внедрения на 90 дней

Дни 0–30. Данные и правила

• Сбор выгрузок: продажи, остатки, поставки, сроки поставки, возвраты, акции.
• Чистка: исключаем разовые проекты, делим «обычные» продажи и «акционные».
• ABC/XYZ: раскладываем ассортимент, утверждаем целевые уровни сервиса.
• Запуск базовых дашбордов: деньги в запасах, излишки, дефицит.
• Пилот на одной категории или одном складе — 15–25% ассортимента.

Дни 31–60. Рекомендации и первые заказы

• Настраиваем точки заказа и «минимум/максимум» по группам.
• Ежедневные рекомендации к пополнению: команда подтверждает и делает реальные заказы.
• Внедряем недельный цикл пересмотра: корректируем правила по факту.
• Отрабатываем исключения: замены артикулов, снятие с производства, переходные модели.

Дни 61–90. Масштаб и устойчивость

• Подключаем остальные категории/склады.
• Уточняем параметры для медленных позиций и дорогих товаров.
• Добавляем контрольную панель руководителя и оповещения о рисках.
• Обновляем регламент: кто и когда подтверждает рекомендации, как измеряем результат.

Экономика и показатели

Какие результаты ожидаем:

• Снижение запасов на 20–40% за 3–6 месяцев без ухудшения сервиса.
• Рост оборачиваемости на 25–60% (в днях — сокращение цикла на 20–40%).
• Снижение списаний на 15–30%.
• Доля отсутствий товара — ниже целевого уровня (например, 3–5%).

Ключевые показатели (KPI):

• Оборачиваемость в днях: средний запас / среднедневная продажа.
• Сервисный уровень: доля заказов, отгруженных из наличия.
• Излишки: сумма запасов, превышающих норматив.
• Дефицит: сумма позиций ниже точки заказа.
• Точность прогноза: отклонение между фактом и планом по позициям.

Простой расчёт окупаемости:

• Было в запасах 120 млн руб., стало 84 млн руб. Вы высвободили 36 млн руб. под оборот.
• Экономия на хранении и порче — 1–2% от сокращения, ещё 0,5–1% — меньше списаний.
• Даже при инвестициях 1–3 млн руб. в проект окупаемость — 2–4 месяца.

Типичные ошибки и как их избежать

• Один норматив на всё: разные группы требуют разной глубины запаса. Решение: ABC/XYZ и уровни сервиса по категориям.
• Игнор сроков и вариативности поставок: поставщик может задержать отгрузку. Решение: страховой запас привязываем к разбросу сроков и спроса.
• Ручные корректировки без регламента: хаос возвращается. Решение: недельный цикл пересмотра и журнал изменений.
• Старт с «идеальной» модели и дорогой ИТ-платформы: теряете время и доверие. Решение: пилот за 30 дней на критичных категориях, затем масштаб.
• Нет контроллинга: внедрили — и забыли. Решение: дашборды, цели по показателям, ежемесячные ревью.

Мини‑кейс

Оптовая компания электроники, 4 склада, 6 500 позиций. Проблемы: излишки на 52 млн руб., частые отсутствия топ‑позиций, закупка кратными коробами, колеблющиеся сроки поставки (от 10 до 30 дней).

Что сделали за 10 недель:

• ABC/XYZ, целевые уровни сервиса: A — 98%, B — 96%, C — 92%.
• Нормативы в днях продаж по группам, точка заказа с учётом вариативности сроков поставки.
• Ежедневные рекомендации пополнения, перенос излишков между складами вместо закупки.
• Регламент: встречи по исключениям раз в неделю, контрольные панели.

Результат за 3 месяца:

• Минус 28% запасов (–42 млн руб.), сервисный уровень — 97,3%.
• Списания сократились на 22%, просроченных позиций стало меньше на 31%.
• Время команды на закупки — минус 40% за счёт автоматических рекомендаций.

Чек‑лист выбора решения или подрядчика

• Поддержка ABC/XYZ и целевых уровней сервиса по группам.
• Расчёт точки заказа и страхового запаса с учётом вариативности спроса и сроков поставки.
• Работа с ограничениями: кратность, минимальные партии, окна отгрузки, бюджеты.
• Рекомендации к пополнению по каждому складу и поставщику, журнал решений.
• Дашборды: деньги в запасах, излишки/дефицит, сервисный уровень, оборачиваемость.
• Масштабируемость: от пилота к полному ассортименту без переделки.
• Регламент и обучение: не только инструмент, но и процесс.

Итоги

Автоматизация управления запасами — это про дисциплину данных и понятные правила, а не про сложные технологии ради технологий. Начните с ABC/XYZ и нормативов в днях, настройте точку заказа, запустите ежедневные рекомендации к пополнению и регламент пересмотра. Через 2–3 месяца вы увидите, как освобождаются деньги, ускоряется оборачиваемость и исчезают «дыры» на полках. А дальше можно добавлять тонкую настройку: уровни сервиса, сезонность, многоскладскую оптимизацию. Главное — закрепить результат в процессе и показателях, тогда эффект останется с вами надолго.